Зроби добру справу і отримуй винагороди!
Нам як ніколи потрібна ваша підтримка. «Хмарочос» пише про розвиток міст 10 років та 294 днів. За цей час ми опублікували 26283 новин та статей. Ми потребуємо вашої допомоги, щоб продовжувати якісно працювати далі. Приєднуйтесь до Читацького товариства «Хмарочоса» та отримуйте приємні бонуси від редакції: квитки на культурні заходи в Києві, фірмовий мерч та актуальні книжки, можливість пропонувати редакції теми та багато іншого.
Стати членом Товариства | Хто ми такі?
Антон Меланчук
Найбільша помилка всіх компаній, які тільки починають брати участь в тендерах від міжнародних фондів – це розраховувати на виграш, поставивши найнижчу ціну серед конкурентів. На відміну від комерційних замовників, зокрема забудовників, для міжнародних фондів – це не головний критерій.
А що саме важливо отримати фонду від підрядника, як підготуватись до тендеру, та які нюанси варто врахувати – розповім далі на власному досвіді. Адже з початку повномасштабної війни, ми активно почали працювати з міжнародними фондами, що займаються відбудовою. Тож за цей час вже напрацювали механіку співробітництва з такими клієнтами.
З чого почати
Спершу варто зрозуміти, що конкуренція на тендерах і так велика. У тих конкурсах, в яких брав участь “Конструктив”, брало участь від 6 до 18 учасників. Тому навряд міжнародний фонд сам прийде до вас з пропозицією участі. Принаймні спочатку.
Тож, як перший крок, рекомендую новачкам у цій справі провести рісьорч, визначити, які міжнародні фонди працюють в Україні та яка їх специфіка. Зважайте, що не всі вони публічні, а деякі не мають навіть сайтів. До того ж, деякі фонди проводять не тільки відкриті тендери, а й закриті (про це потім). Тож шукайте такі організації в реєстрах, базах, електронних системах (Prozorro, Zakupki.ua тощо), медіа, по знайомствах – використовуйте всі способи.
Далі ми писали фондам листи з комерційними пропозиціями. Ми вказували, з ким працювали до цього, чим можемо бути корисні, та як з нами можна зв’язатись. Так налагоджували контакт. І, звісно ж, подавали заявки на участь у відкритих тендерах. Зрозумійте: навіть якщо шанс виграти не дуже великий, так ви все одно потрапите у поле зору фондів, і вони вже матимуть вашу кандидатуру на увазі під час майбутніх тендерів. Але краще заздалегідь підготуватись до цього процесу. Як саме – про це далі.
Підготовка документів vs репутація vs ціна: що важливіше
Для всіх міжнародних фондів надзвичайно важлива звітність. Тож, якщо ви хочете подати заявку на тендер, відповідально поставтесь до підготовки документів. У цій справі дрібниць не буває. Якщо вказано, що треба мати сертифікат на певний товар, то це обов’язково. Найчастіше в умовах прописують вимоги до оформлення довідок, відгуків, сертифікатів, листів, описів, пакування та фото товарів.
Одразу попереджу, що підготовка документів – це доволі довгий і ресурсозатратний процес. Зазвичай, середній цикл угоди – від моменту оголошення тендеру до реалізації – триває від 1,5 місяця. До того, ж на цей процес потрібно виділити чималий людський ресурс. У “Конструктиві”, наприклад, у підготовці до тендеру, зазвичай, бере участь до 10 людей: фахівці з відділів тендерів, продажів (менеджер, бек менеджер, операціоніст), логістики, бухгалтерії і фінансів.
Другий важливий аспект – репутація. Ви маєте надати відгуки від інших фондів, аналогічні договори, докази того, що ви брали участь та вигравали в інших тендерах, а також банківські гарантії.
І вже на третьому місці за пріоритетом важливості йде ціноутворення. Так, це один із критеріїв відбору, але потрібно розуміти, що фонди, зазвичай, шукають не найдешевшого постачальника, а найнадійнішого. Тож перші два пункти значно важливіші.
У відсотковому співвідношенні, зазвичай, 40% балів дається за підготовку документів, 40% – за репутацію, а за цінову пропозицію – лише 20%. Фонди – це великі системні структури, тож для них на першому місці – звітність, терміни, репутація, своєчасне та 100% виконання обов’язків, і вже потім ціна.
Особливості співпраці з фондами
Окрім критеріїв відбору, компаніям потрібно знати ще й деякі нюанси співпраці з міжнародними фондами. Перша особливість стосується швидкості та фінансів. Будьте готові, що фонди працюють лише за постоплатою – зазвичай, це 30 днів. Тобто якщо компанія планує перемогти тендер на 100 мільйонів, то вона має розуміти, що ця сума у неї вже має бути.
Разом з тим, потрібно проводити роботи у дуже стислі строки. Наприклад, ми працювали з фондами, які допомагають громадам у регіонах, що перебувають у складній ситуації. Це Сумська, Харківська, Запорізька та Донецька області. Зрозуміло, що інколи на цих територіях геть критична ситуація по певних будматеріалах, тож нам потрібно робити все дуже швидко.
У співпраці з міжнародними фондами, теж варто розуміти, що на відміну від забудовників, такі замовники не завжди мають компетенцію у будівельних матеріалах. Тож це робота наших менеджерів ставити уточнювальні питання до запиту фонду. Наприклад, умовно є тендер на постачання металочерепиці 5000 кв.м. А який колір, метал, кількість цинку в металі, форма, інші деталі – це інколи потрібно уточнювати.
І останній нюанс цього ринку – це закриті тендери. Для чого міжнародні фонди їх створюють? Бо їм важливо, аби там були лише надійні партнери. У таких базах навіть є рейтинг з балами. Але це вже наступний рівень для доволі досвідчених учасників, які заявили про себе у відкритих тендерах. Тож ретельно готуйте документи та напрацьовуйте репутацію – у цьому запорука перемог та запрошень на наступні тендери.
Цей матеріал є авторською колонкою та може не збігатись з позицією редакції
