Найбільша помилка всіх компаній, які тільки починають брати участь в тендерах від міжнародних фондів – це розраховувати на виграш, поставивши найнижчу ціну серед конкурентів. На відміну від комерційних замовників, зокрема забудовників, для міжнародних фондів – це не головний критерій. 

А що саме важливо отримати фонду від підрядника, як підготуватись до тендеру, та які нюанси варто врахувати – розповім далі на власному досвіді. Адже з початку повномасштабної війни, ми активно почали працювати з міжнародними фондами, що займаються відбудовою. Тож за цей час вже напрацювали механіку співробітництва з такими клієнтами. 

З чого почати

Спершу варто зрозуміти, що конкуренція на тендерах і так велика. У тих конкурсах, в яких брав участь “Конструктив”, брало участь від 6 до 18 учасників. Тому навряд міжнародний фонд сам прийде до вас з пропозицією участі. Принаймні спочатку. 

Тож, як перший крок, рекомендую новачкам у цій справі провести рісьорч, визначити, які міжнародні фонди працюють в Україні та яка їх специфіка. Зважайте, що не всі вони публічні, а деякі не мають навіть сайтів. До того ж, деякі фонди проводять не тільки відкриті тендери, а й закриті (про це потім). Тож шукайте такі організації в реєстрах, базах, електронних системах (Prozorro, Zakupki.ua тощо), медіа, по знайомствах – використовуйте всі способи. 

Далі ми писали фондам листи з комерційними пропозиціями. Ми вказували, з ким працювали до цього, чим можемо бути корисні, та як з нами можна зв’язатись. Так налагоджували контакт. І, звісно ж, подавали заявки на участь у відкритих тендерах. Зрозумійте: навіть якщо шанс виграти не дуже великий, так ви все одно потрапите у поле зору фондів, і вони вже матимуть вашу кандидатуру на увазі під час майбутніх тендерів. Але краще заздалегідь підготуватись до цього процесу. Як саме – про це далі.

Підготовка документів vs репутація vs ціна: що важливіше

Для всіх міжнародних фондів надзвичайно важлива звітність. Тож, якщо ви хочете подати заявку на тендер, відповідально поставтесь до підготовки документів. У цій справі дрібниць не буває. Якщо вказано, що треба мати сертифікат на певний товар, то це обов’язково. Найчастіше в умовах прописують вимоги до оформлення довідок, відгуків, сертифікатів, листів, описів, пакування та фото товарів. 

Одразу попереджу, що підготовка документів – це доволі довгий і ресурсозатратний процес. Зазвичай, середній цикл угоди – від моменту оголошення тендеру до реалізації – триває від 1,5 місяця. До того, ж на цей процес потрібно виділити чималий людський ресурс. У “Конструктиві”, наприклад, у підготовці до тендеру, зазвичай, бере участь до 10 людей: фахівці з відділів тендерів, продажів (менеджер, бек менеджер, операціоніст), логістики, бухгалтерії і фінансів.

Другий важливий аспект – репутація. Ви маєте надати відгуки від інших фондів, аналогічні договори, докази того, що ви брали участь та вигравали в інших тендерах, а також банківські гарантії.

І вже на третьому місці за пріоритетом важливості йде ціноутворення. Так, це один із критеріїв відбору, але потрібно розуміти, що фонди, зазвичай, шукають не найдешевшого постачальника, а найнадійнішого. Тож перші два пункти значно важливіші.

У відсотковому співвідношенні, зазвичай, 40% балів дається за підготовку документів, 40% – за репутацію, а за цінову пропозицію – лише 20%. Фонди – це великі системні структури, тож для них на першому місці – звітність, терміни, репутація, своєчасне та 100% виконання обов’язків, і вже потім ціна. 

Особливості співпраці з фондами

Окрім критеріїв відбору, компаніям потрібно знати ще й деякі нюанси співпраці з міжнародними фондами. Перша особливість стосується швидкості та фінансів. Будьте готові, що фонди працюють лише за постоплатою – зазвичай, це 30 днів. Тобто якщо компанія планує перемогти тендер на 100 мільйонів, то вона має розуміти, що ця сума у неї вже має бути. 

Разом з тим, потрібно проводити роботи у дуже стислі строки. Наприклад, ми працювали з фондами, які допомагають громадам у регіонах, що перебувають у складній ситуації. Це Сумська, Харківська, Запорізька та Донецька області. Зрозуміло, що інколи на цих територіях геть критична ситуація по певних будматеріалах, тож нам потрібно робити все дуже швидко.

У співпраці з міжнародними фондами, теж варто розуміти, що на відміну від забудовників, такі замовники не завжди мають компетенцію у будівельних матеріалах. Тож це робота наших менеджерів ставити уточнювальні питання до запиту фонду. Наприклад, умовно є тендер на постачання металочерепиці 5000 кв.м. А який колір, метал, кількість цинку в металі, форма, інші деталі – це інколи потрібно уточнювати. 

І останній нюанс цього ринку – це закриті тендери. Для чого міжнародні фонди їх створюють? Бо їм важливо, аби там були лише надійні партнери. У таких базах навіть є рейтинг з балами. Але це вже наступний рівень для доволі досвідчених учасників, які заявили про себе у відкритих тендерах. Тож ретельно готуйте документи та напрацьовуйте репутацію – у цьому запорука перемог та запрошень на наступні тендери.